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El Extraordinario Poder de una Lista de Pendientes a No Realizar

Esta lista te permitirá dedicar menos tiempo a las cosas que no son realmente importantes y más a las que requieren atención.


Las opiniones expresadas por los autores de Entrepreneur son exclusivamente propias.


¿Eres uno de esos empresarios que suelen crear listas interminables de tareas pendientes? Es posible que incluso traces esos cuadraditos junto a cada tarea y sientas un aumento de dopamina cada vez que marcas otra casilla.


Las listas de tareas son herramientas sencillas pero eficaces para los empresarios ocupados. Por supuesto, en el mundo digital de hoy en día, es posible que no pongas la pluma sobre una hoja, sino que optes por una aplicación de programación o de gestión del tiempo. Ya sean de alta tecnología o de la vieja escuela, las listas de tareas cumplen una función muy importante en la vida de un empresario activo. Nos mantienen en el buen camino, atentos a las tareas y puntuales.


Muchas de las personas más organizadas de entre nosotros dedican un tiempo cada noche a planificar el día siguiente y preparar sus listas de tareas pendientes. Sin embargo, ese nivel de planificación sistemática no es para todo el mundo. Muchas de las personas de éxito que conozco tienen una lista de tareas pendientes en la cabeza y las abordan cuando tienen tiempo. La realidad es que, de una forma u otra, todos los empresarios tienen una lista de tareas pendientes. Y esas listas pueden resultar abrumadoras en ocasiones.


Ese es el pequeño y sucio secreto de las listas de tareas pendientes. Aunque nos reconfortan porque nos permiten medir nuestro progreso en relación con las tareas pendientes, ocultan el hecho de que muchas de esas actividades no tienen por qué estar en la lista. Y cuando digo muchas, quiero decir la mayoría.


Así que tal vez haya llegado el momento de hacer otro tipo de lista.


No debes hacerlo todo.


Tenía un socio maravilloso en The Alternative Board, el difunto Steve Davies. Un día estaba en la oficina y se dio cuenta de que me ahogaba en un mar interminable de tareas; mi agotadora lista de tareas pendientes era realmente interminable. Nunca olvidaré cómo Steve me miró directamente a los ojos, señaló mi lista y me dijo: "Como CEO de una organización internacional, no deberías estar haciendo ni la mitad de esas cosas". Yo sabía que tenía razón, pero nadie lo había mencionado antes.


Steve me ayudó a tener las cosas bajo control insistiendo en que elaborara lo que él llamaba una lista de cosas que no debería hacer. Lo hizo muy sencillo. Y fue un momento crucial en mi camino hacia el liderazgo.


Creando una lista de Pendientes a No Realizar


Steve me explicó que debía guardar una hoja de papel o un bloc de notas en el cajón de mi escritorio. Luego vino la parte de la autoconciencia. Dijo que cada vez que me encontrara haciendo una tarea que probablemente no debería estar haciendo, o que otra persona podría hacer de forma más eficiente, tenía que sacar esa hoja de papel y anotar la tarea.


Quiero que quede claro. Los elementos añadidos a mi lista de pendientes a no realizar no estaban ahí porque estuvieran por debajo de mi nivel salarial. No estaban por debajo de mí. Eran simplemente tareas a las que yo no añadía ningún valor particular y que me impedían ejecutar objetivos estratégicos de más alto nivel para la organización. Por tanto, eran candidatas perfectas para la delegación.


Entonces llegó el momento de reflexionar. Una vez a la semana, más o menos, debía revisar la lista y elegir una o dos tareas para dejar de hacerlas. Daba más miedo y parecía un poco más atrevido de lo que parece. Me pregunté: ¿quién podría hacerlo mejor? ¿Alguien interno? ¿Debería subcontratarse? O tal vez la tarea tenía tan poco valor que debía eliminarse.


Fue un gran paso en la dirección correcta. Poco a poco, mi lista de tareas pendientes me permitió dedicar menos tiempo a las cosas que no eran realmente importantes y más a las que requerían mi atención. A lo largo de los años, me ha ayudado a aumentar enormemente mi productividad.


Tareas de tu lista de Pendientes a No Realizar


Cada empresario es diferente, al igual que lo que necesita para dirigir una empresa exitosa. Pero aquí tienes algunos elementos comunes que podrías considerar como principales candidatos para tu propia lista de pendientes a no realizar.


Tareas administrativas: Sobre todo si tienes un asistente, considera delegar en otra persona la mayoría de la programación y el papeleo rutinario.


Operaciones diarias: a menos que se trate de una pequeña empresa que carece de personal para llevar a cabo las operaciones diarias, como el inventario o la tramitación de pedidos, deja esas tareas a tu equipo y, de paso, abstente de microgestionarlo.


Solución de problemas tecnológicos y mantenimiento: Si tienes un equipo de TI, considéralo tu experto residente. Es probable que no necesiten una aportación sustancial a nivel técnico, aunque es probable que sigas siendo necesario estratégicamente.


Toma de decisiones rutinarias: Tu organización necesita tu visión. Necesitan tu liderazgo. Lo que no necesitan es que supervises cada decisión pequeña: delega la autoridad de la toma de decisiones en gestores de confianza.


Supervisión de empleados: No es responsabilidad tuya hacer de "niñero" de tu equipo. Son profesionales capaces de desempeñar su trabajo sin que les estés pisando los talones, así que déjalos.


A veces me pregunto si mi colega Steve se dio cuenta de lo positiva y profundamente que me afectó como líder empresarial su sencillo consejo sobre la creación de una lista de cosas que no hacer.


Espero que a también te sirva.


Jason Zickerman

COLABORADOR DE LA RED DE LIDERAZGO EMPRENDEDOR

CEO de TAB (The Alternative Board) | Asesor de Crecimiento y Desarrollo Empresarial

Jason Zickerman es presidente y director ejecutivo de TAB, una organización internacional que brinda a los líderes empresariales consejos impartidos por asesores experimentados y servicios de entrenamiento.

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