Algunos CEOs y líderes empresariales tienen una habilidad natural para gestionar su tiempo con eficiencia. Pero muchos otros necesitan desarrollar nuevos hábitos de gestión del tiempo y trabajar conscientemente para reforzarlos en su día a día.

Si no lo hacen, terminan perdiendo cantidades irremplazables de tiempo: su recurso más valioso.

Piensa, por ejemplo, en cuántas veces alguien llega con un asunto supuestamente “urgente” que termina consumiendo tiempo que podría haberse invertido en algo más estratégico.

¿Cuánto de tu día dedicas realmente a trabajo estratégico… y cuánto simplemente a apagar incendios?

Como hemos señalado antes: “Tomar medidas para enfocarte en lo que verdaderamente importa será lo más beneficioso para tu organización.”

Aquí tienes cuatro consejos de gestión del tiempo que puedes empezar a aplicar en tu día a día:

1. Prioriza y planifica con anticipación

Distinguir entre lo que es importante y lo que simplemente hay que hacer debería ser una de las habilidades clave de todo líder empresarial.

Este principio aplica tanto a tareas individuales como a reuniones y encuentros que suelen acumularse a lo largo de la jornada. En muchos casos, decidir entre prioridad alta o prioridad baja te ayudará a determinar qué responsabilidades atender primero.

Planificar con anticipación también es clave.Toma unos minutos al final del día para organizar tu agenda de la mañana siguiente. O dedica un breve espacio al inicio del día para clasificar tus tareas entre prioridad alta y prioridad baja.

2. Deja claro cuándo estás disponible (y cuándo no)

Tener una política de “puertas abiertas” para tu equipo es un objetivo noble… pero no siempre es práctico.

Sin límites claros, puede convertirse rápidamente en una cadena interminable de interrupciones: llamadas, mensajes, correos electrónicos, etc., que consumen tu tiempo sin generar resultados significativos.

Sí, mantener canales de comunicación abiertos con tu equipo es importante.Pero también es fundamental proteger tu tiempo.

“Aprovecharás mejor el tiempo limitado que tienes si eliminas distracciones durante los momentos en los que necesitas concentrarte.”

Define momentos específicos en los que tu puerta esté cerrada:no llamadas, no correos, no interrupciones. Solo enfoque total en la tarea que tienes enfrente.

3. Delegar siempre debe estar en tu mente

Este es un desafío recurrente entre CEOs y líderes empresariales: personas que sienten que nadie puede hacer un trabajo tan bien como ellos mismos.

Pero esa mentalidad suele ser una receta perfecta para desperdiciar tiempo.

Aquí tienes algunas recomendaciones rápidas para delegar tareas:

• Escribe todo lo que necesitas atender hoy o esta semana, desde planeación estratégica hasta enviar un correo a todo el equipo o aprobar el rediseño gráfico de tu sitio web.

• De esa lista, encierra en un círculo solo las tareas que realmente solo tú puedes hacer. Sé brutalmente honesto y observa cuántos círculos quedan.

• Luego, haz una segunda lista con tareas que puedan delegarse a tu equipo o incluso a un asistente virtual.

• Elige tareas de esa lista y delegalas. Dale a tu equipo la oportunidad de demostrar de lo que es capaz y libera tiempo para lo que realmente requiere tu atención.

4. Hazte responsable de cómo utilizas tu tiempo

Tus colaboradores rinden cuentas por cómo usan su tiempo en el trabajo. Pero eso no significa que tú no debas hacerlo también.

Como señala la firma de soluciones de aprendizaje KnowledgeCity, “evita asumir que nadie debería poder exigirte rendición de cuentas por tu propio desempeño.”

Una excelente forma de lograrlo es participando activamente en un grupo de pares, como un Consejo de Empresarios de TAB, donde otros empresarios te ayudarán a mantenerte fiel a tus planes y a diseñar el sistema de gestión del tiempo más efectivo posible.