Irónicamente, la tecnología nos permite trabajar en cualquier lugar y ser más productivos, pero también nos lleva por muchos caminos y actividades que nos hacen perder el tiempo. Cuando estamos conectados a nuestros dispositivos, es fácil desviarnos y ser improductivos.

Sin embargo, la buena noticia es que la mayoría de nuestros dispositivos como tablets, smartphones y computadoras también nos dan las herramientas para mantener el rumbo y recuperar nuestra productividad, siempre y cuando utilicemos las herramientas que funcionan para nosotros.

Con una gran variedad de aplicaciones de productividad disponibles, encontrar la adecuada puede resultar abrumador. Hemos pedido a tres miembros de TAB que te ayuden a encontrar la herramienta más sencilla para mejorar la productividad. Lee sus historias y cómo descubrieron herramientas que están fácilmente disponibles mientras comparten tres hacks de productividad tecnológica que funcionarán para la mayoría de las situaciones empresariales.

#1 Mantén las reuniones y las llamadas en un solo calendario digital

Si tienes dos o más calendarios, tienes que dejar de hacerlo, incluso si tienes un administrador que lo gestione por ti. Todos los expertos en gestión y organización coinciden en que la consolidación en un único calendario te ahorrará innumerables horas a la semana, por no mencionar que te ayudará a evitar las dobles reservas y los simples errores.

Eso no es un " hack". Sin embargo, uno de mis métodos favoritos para aumentar la productividad es mi calendario de Outlook. Por supuesto, puedes utilizar cualquier calendario digital de tu agrado.

Durante años luché con cómo y dónde guardar mis notas digitales de llamadas y reuniones. Probé con documentos de Word, escaneando notas en papel, fotos, enviándomelas por correo electrónico, convertidores de voz y todas las aplicaciones para tomar notas que existen. Todos estos métodos tenían pros y contras, pero la mayoría presentaba al menos una desventaja que me impedía utilizarlos. No era fácil recuperar rápidamente las notas cuando las necesitaba. Por ejemplo, M.S. OneNote no se integraba bien con mi smartphone y añadía pasos adicionales para copiar/pegar enlaces a las notas donde las necesitaba.

Entonces, un día tuve que saltar de un Zoom inmediatamente a otro y no tenía nada preparado para tomar notas. Así que, abrí una "Cita" de Outlook (no una reunión) en mi calendario durante la llamada Zoom como un lugar para capturar algunas notas a través del teclado. Pensé que las copiaría y pegaría después de la reunión en un lugar mejor. Sin embargo, rápidamente descubrí que podía buscar fácilmente las notas en Outlook basándome en el nombre de la reunión, el nombre de la persona, la fecha de la reunión o incluso una palabra clave. Después de probarlo durante varios días más, me di cuenta de que Outlook Appointment me permite subrayar, poner en negrita, marcar con viñetas, numerar, resaltar y dar formato a mis notas de forma muy parecida a un documento de Word. Puedes copiarlas y pegarlas en un correo electrónico o en un documento Word. Había dado con un sistema mejor para mis notas de llamadas y reuniones y me alegré de haber dado con lo que me ha funcionado increíblemente bien.

Después de haberlo hecho durante años, te recomiendo que lo pruebes si eres un "tomador de notas" como yo y todavía estás buscando un sistema que funcione para ti.

Una advertencia: Asegúrate de comprobar la configuración de tu calendario para asegurarte de que no está configurado para borrar automáticamente tus citas antiguas antes de que puedas necesitar tus notas.

Joe Palmer, Director de The Alternative Board North Texas

#2 Utiliza plataformas de mensajería

Muchas empresas se han visto obligadas a adoptar una plataforma de mensajería desde que su personal se ha vuelto remoto. Después de años de resistencia y a veces incluso miedo, estos líderes se dan cuenta ahora de los beneficios de la mensajería. Utilizar una herramienta como Skype, Slack o Teams (o incluso simplemente grupos de mensajería instantánea para smartphones) puede mejorar significativamente la productividad tanto si los empleados están en la oficina como si trabajan en casa o son híbridos.

Las plataformas de mensajería permiten chatear tanto punto a punto como en grupo. Los mensajes permiten una comunicación en tiempo real, breve y eficaz entre los empleados. Para las empresas que no han adoptado la mensajería instantánea, las ventajas son la rapidez y la eficacia.

La mensajería es breve y rápida. Nadie pierde tiempo ni palabras en sutilezas o formalidades. En lugar de eso, alguien envía un mensaje corto y los demás responden rápidamente. Es una forma estupenda de eliminar obstáculos, fomentar la colaboración y dar sensación de comunidad. La gente quiere ayudarse mutuamente, y la mensajería es una parte excelente de la mezcla de productividad.

#3. Utiliza documentos colaborativos

Antes de la llegada de las herramientas tecnológicas de colaboración, tenías que crear un documento en Microsoft Word. Recibías cinco copias de tu documento, una de cada miembro del equipo. A continuación, distribuías el documento a tu equipo para que lo revisara y aportara sus comentarios. A continuación, clasificabas sus ediciones y comentarios y los incorporabas manualmente al documento original. A veces, los comentarios eran contradictorios y había que ordenarlos. Era complicado y llevaba mucho tiempo.

Si sigues trabajando así, sigue leyendo.

Los documentos colaborativos, mediante plataformas como Google Docs, mejoran enormemente la productividad. Colocas tu documento en una ubicación segura en línea a la que sólo tú y quien tú autorices pueden acceder. Tú decides si das acceso de lectura, escritura o sólo comentarios.

Los miembros del equipo con los que quieras colaborar aportan sus comentarios y ediciones directamente al documento. Puedes ver quién hizo qué edición. Puedes decidir si conservas sus ediciones o no. Puedes revisar sus comentarios y determinar qué cambios hacer en el documento en respuesta.

No hay que enviar documentos por correo electrónico. No hay que trabajar con versiones diferentes. Sin el fastidio de intentar averiguar quién hizo qué edición o cuáles entran en conflicto entre sí. Los documentos en línea compartidos a los que pueden acceder todos los miembros del equipo ayudan a mejorar la productividad a un nivel que tú controlas.

David Scarola, Chief Experience Office de TAB Worldwide